Revista de Investigaciones Universidad del Quindío,
34(2), 300-308; 2022.
ISSN: 1794-631X e-ISSN: 2500-5782
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Cómo citar:
Tosca-Magaña, Sergio Alfonso. (2022). Desarrollo de sistemas contables: mejora de efectividad en microempresas. Revista de Investigaciones Universidad del Quindío, 34(2), 300-308. https://doi.org/10.33975/riuq.vol34n2.1039
DESARROLLO DE SISTEMAS CONTABLES: MEJORA DE EFECTIVIDAD EN MICROEMPRESAS
DEVELOPMENT OF ACCOUNTING SYSTEMS: IMPROVEMENT OF EFFECTIVENESS IN MICROENTERPRISES
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Sergio Alfonso Tosca-Magaña1* .
1. Universidad IEU, México. sergio.alfonso9823@gmail.com
*Autor de correspondencia: Sergio Alfonso Tosca-Magaña, e-mail: sergio.alfonso9823@gmail.com
Información del artículo:
Recibido: 4 julio 2022; Aceptado: 30 agosto 2022
RESUMEN
Las empresas son organizaciones con fines lucrativos, los cuales, a través de la comercialización de bienes y servicios, buscan el tener un mejor nivel económico, ofreciendo a la necesidad una gran diversidad de productos, con los cuales satisfagan las necesidades sociales. Estas entidades tiene una clasificación la cual es establecida por el numero de individuos dentro de ella, a lo cual el presente trabajo de investigación se enfocara en las microempresas, organizaciones que están tomando gran importancia en el desarrollo económico a nivel mundial, este trabajo será abordado a través de los sistemas contables como estos mejoran la efectividad dentro de la microempresa, teniendo como objetivo describir de manera clara y argumentativa, la importancia que tienen los sistemas contables en las empresas y sobre todo el gran impacto que tiene en las aun mas pequeñas.
Palabras clave: empresas; información; toma de decisiones; organización; sistemas contables.
ABSTRACT
Companies are for-profit organizations, which, through the commercialization of goods and services, seek to have a better economic level, offering the need a great diversity of products, with which they satisfy social needs. These entities have a classification which is established by the number of individuals within it, to which the present research work will focus on microenterprises, organizations that are taking great importance in economic development worldwide, this work will be addressed through accounting systems as these improve effectiveness within the microenterprise, aiming to describe in a clear and argumentative way, the importance of accounting systems in companies and above all the great impact it has on even smaller ones.
Keywords: companies; information; decision making; organization; accounting systems.
INTRODUCCIÓN
Hoy en día existe una gran diversidad de empresas dedicadas a diversos sectores económicos, esto con la oportunidad de obtener riquezas al ofrecerle a la sociedad lo que necesita por medio de un bien o servicio, en ellas se realizan diversos procesos los cuales ayudan a cumplir con el objetivo que tiene la administración a un tiempo determinado, en el cual se utilizaran todos los medio y herramientas necesarios para poder cumplir con él. La existencia de las empresas han enmarcado el crecimiento económico a nivel mundial, donde ellas son las principales aportadoras de recursos para la sociedad, cabe resaltar que este tipo de organizaciones, tiene una clasificación en específico, esto se hace en base al numero de empleados que están en ella teniendo las micro, pequeñas ,medianas y grandes empresas en donde estas ultimas son las competitivas teniendo un equilibrio en el mercado satisfactorio a comparación de las demás que por su tamaño y en otros casos la falta de recursos no puedan ser tan rentables.
Estas pequeñas y medianas empresas igual se les conoce como microempresas, las cuales son creadas por personas con deseos generar un mejor patrimonio a través de la venta de un bien o servicio, en el cual la sociedad pueda satisfacer algunas de las tantas necesidades existentes hoy en día, este tipo de organización comúnmente no cuenta con los sistemas y herramientas adecuadas, para realizar ciertas actividades, en una parte influye la falta de conocimiento de como hacer que una empresa pueda ser funcional adecuadamente y por otra la falta de recursos para invertir en sistemas administrativos que ayuden a mejorar el control de las operaciones.
La implementación de sistemas ayuda a tener un control mas eficiente sobre las actividades que se realizan dentro de las organizaciones, un ejemplo de ello son los sistemas de contables en donde se puede llevar con control adecuado de las finanzas de la empresa para así poder identificar la situación actual en la que se encuentra la entidad.
Los sistemas contables abordan diversos procesos, los cuales con su implementación se automatizan, como la realización de pólizas, reportes financieros, entre otras funciones, que ayudan a que las empresas puedan conocer en tiempo y forma su situación financiera, para una toma de decisiones adecuada.
La investigación presentada abordará el tema de los sistemas contables hacia las microempresas, con el objetivo de identificar como su implementación ayuda a mejorar la efectividad de las microempresas; se realizará de manera metódica haciendo referencias de diversas fuentes científicas y académicas, para poder obtener el objetivo de dicho trabajo.
MÉTODO
Los sistemas son un conjunto de elementos que cuando se combinan funcionan de manera íntegra, con el cual pueden alcanzar un objetivo determinado, en el tema contable los sistemas son de gran ayuda para la realización de diversos procesos que en conjunto ayudan a conocer la situación financiera de la empresa. la investigación abordada que se abordara en el presente trabajo describirá como el sistema contable ayuda a que las microempresas se vuelvan eficientes, esto aplicando una metodología documental con un enfoque descriptivo para cumplir con el objetivo previsto del trabajo realizado; Botero (2003). Define el método documental como un método que busca, ante todo, posibilitar una investigación reflexiva-analítica, dejando de lado o en segundo plano acepciones matemáticas, demostraciones empíricas y demás., mientras Abreu (2012). Describe el enfoque descriptivo como la investigación que puede ser cuantitativa o cualitativa, puede describir categorías de información como el género o los patrones de interacción cuando se utiliza la tecnología en una situación de grupo.
La aplicación metodológica realizada, se hizo con la finalidad de poder obtener la información adecuada para poder identificar el impacto de los sistemas contables en el desarrollo de las microempresas, esto para poder describir de manera clara y objetiva, dicha investigación, con la que se puede dar un aporte científico a un tema relevante como es la aplicación de sistemas contables a las microempresas, que están en constante desarrollo y que están aportando al crecimiento económico en el lugar que residen.
¿Qué es un sistema contable?
Los sistemas están conformados por diversos elementos los cuales sirven para realizar una tarea o proceso de manera más rápida y eficiente, esto permite tener una mejor organización en cuanto a su información, ya que la unión de dichos elementos hace que funcionen como un todo. Para Cathalifaud & Osorio (1998). los sistemas como conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo.
Por lo tanto, el contar con un sistema dentro de las empresas ayuda a mejorar sus procesos y la realización de tareas, esto con la finalidad de incrementar su productividad de una manera eficiente, utilizando menos recursos para su realización. El aplicar sistemas para el correcto uso de la información ayuda a que las diversas áreas que la conforman puedan realizar sus actividades de una manera aprobatoria en la cual puedan evolucionar y ser mas competentes. Estos tipos de sistemas son conocidos como sistema de información los cuales son un conjunto integrado y coordinado de personas y recursos materiales y procedimientos que captan y procedan datos para transformarla en información, que es almacenada en bases de datos para la toma de decisiones eficientes. (Barrios, 2017).
Los sistemas que ayudan a mejorar la comunicación a través de la información hacen que los procesos dentro de las organizaciones o donde se establezcan se vuelvan mas eficiente, generando un impacto positivo en las diversas actividades desarrolladas dentro de ellas; Gallardo (2019). Enfatiza que la información es la base para que los directivos tomen las mejores decisiones con relación a ellas. La cantidad de información que una organización podría producir, es tal que se requieren sistemas que permitan su administración.
Por lo cual la implementación de sistemas ayuda al mejoramiento de las tomas de decisiones teniendo información suficiente y adecuada, con lo cual la administración decida que es lo mejor para la entidad y para su sano crecimiento, usando los recursos adecuados para tener una mayor efectividad dentro de la organización.
Es aquí donde los sistemas contables forman parte importante para el progreso financiero de las empresas, haciendo uso de diversas herramientas para tener un control eficiente sobre los recursos, utilizados dentro de la entidad y así conocer su nivel de rentabilidad, al igual que poder tomar las decisiones correctas para mejorar la vida financiera de la empresa.
Lezanski et. al. (2020). Menciona que el sistema de contable cumple diversos procesos, los cuales se especifican en la siguiente figura:
Figura 1.- Proceso de un sistema contable
Fuente: Lezanski et. al. (2020). Sistema de información contable 1.
Estos procesos ayudan a que la empresa tenga un conocimiento adecuado sobre la situación financiera en la que se encuentra para posteriormente, tomar las decisiones adecuadas en donde establezcan que es los más conveniente para la organización y sobre todo si se esta cumpliendo con los objetivos establecidos.
En lo cual recae este tipo de sistemas que son parte primordial para el eficiente crecimiento de donde sean implementados, ya sea en empresas, entidades de gobiernos, escuelas, entre otro tipo de organizaciones en donde la información es parte fundamental para su desarrollo y para la realización de sus actividades.
Acercamiento a las microempresas
Las empresas son organización con fines lucrativos que, a través de el ofrecimiento de bienes y servicios, buscan satisfacer las necesidades de los individuos que integran la sociedad, generando una mejora en su calidad de vida y en su bienestar, este tipo de entidades han ido evolucionando con el pasar de los años, han ido adquiriendo nuevas maneras de administrarlas, así como han tenido un crecimiento exponencial con el nacimiento de nuevas organizaciones, que buscan generar riquezas para sí mismos. La empresa influye en la sociedad de diferentes formas: ofrece bienes y servicios que permiten satisfacer las necesidades de los individuos que componen dicha sociedad Soriano et. al., 2015). En otras referencias Antón (2011). Menciona que la función común que tiene las empresas es la realización de una actividad productiva o transformadora en la que a partir de unos recursos se obtienen unos productos o servicios.
La secretaria de economía define a las microempresas como:
Todos aquellos negocios que tienen menos de 10 trabajadores, generan anualmente ventas hasta por 4 millones de pesos y representan el 95 por ciento del total de las empresas y el 40 por ciento del empleo en el país; además, producen el 15 por ciento del Producto Interno Bruto.
Por otra parte, Sumba & Santistevan. (2018), definen que las microempresas son unidades de producción de bienes y servicios que han demostrado ser un medio efectivo para dinamizar las actividades productivas en la sociedad. Ocupan un lugar preponderante tanto en los países en crecimiento como desarrollados.
Y por último en la opinión González (2005). Son empresas muy pequeñas en relación a las demás y su desarrollo está asociado a factores que no necesariamente están condicionados a su tamaño.
La existencia de estas entidades económicas ha traído consigo una serie de retos para poder organizarlas de una manera eficiente, teniendo un control más adecuado sobre ellas, es por esto que surge una clasificación de empresas las cuales se basan en cuanto personal cuenta cada una de ellas, para asignarlas a un rubro en especifico y así poder conocer sus derechos al igual que sus obligaciones.
La ley para el desarrollo de la competitividad de la micro, pequeña y mediana empresa en su artículo 3, fracción III, enmarca la clasificación de las empresas según su número de trabajadores, mostrado en la siguiente tabla:
Tabla 1. Clasificación de empresas por número de trabajadores
|
Tamaño / Sector |
Industria |
comercio |
Servicios |
|
Micro |
0-10 |
0-10 |
0-10 |
|
Pequeña |
11-50 |
11-30 |
11-50 |
|
Mediana |
51-250 |
51-100 |
51-100 |
Fuente: Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro, pequeña y mediana empresa
Este tipo de clasificación ayuda a establecer los criterios y obligaciones que tendrá cada una de ellas, esto con la finalidad de poder cumplir con sus obligaciones eficientemente, para poder tener un crecimiento paulatino y poder tener una base sólida, con la cual pueda ser mas competitiva. No obstante, para poder conseguir ser competentes se debe tener en cuenta diversos criterios como lo es una buena organización y sobre todo el tomar las decisiones adecuada para tener un crecimiento eficiente, evitando problemas a futuro, ya que las microempresas empiezan a tomar gran importancia en el desarrollo económico de diversos países.
Parra (2013). Señala que las microempresas constituyen el grupo predominante de empresas, su estructura productiva se caracteriza por la existencia de pequeños establecimientos que contribuyen significativamente a la creación de empleo, a la generación de riqueza y a satisfacer necesidades de mercados poco atractivos a las grandes empresas.
Al igual que Neira (2006), destaca en las tres últimas décadas se ha presentado un interés creciente de la política pública internacional hacia la microempresa a partir de la consideración de que es determinante, fundamental, para generar empleo y desarrollo local.
Este tipo de empresas ayuda a generar un crecimiento económico, brindando bienestar y calidad de vida a diversos grupos sociales, de igual manera son fuentes de empleo, por lo cual ayudan a que disminución de las tasas de desempleo, lo que implica que la economía mejore, para el incremento del bienestar poblacional.
Aplicación de un sistema contable a microempresas
Las microempresas deben implementar una serie de recursos para operar eficientemente, esto se debe a que no se tiene un patrimonio adecuado como las grandes empresas y otro factor es la falta de conocimiento de sus administradores en como utilizar los recursos eficientemente, por ello la implementación de sistemas para el control efectivo de las finanzas, puede ayudar a que se tenga una mejor idea de cómo hacer un mejor uso de los recursos, al igual que ayudar a la toma de decisiones futuras.
Este tipo de empresas al ser de un menor tamaño, en ocasiones no cuentan con una organización y control adecuado, sobre sus finanzas por lo cual en ocasiones no conocen la situación en la que se encuentran para poder tomar una decisión sobre ello, lo cual se vuelve un problema al no tener un control eficiente sobre los recursos de la entidad, lo cual puede derivar en perdidas o tomas de decisiones que no beneficien a las microempresas. Es por ello que aplicar sistemas de información ayuda a tener una noción sobre el patrimonio que se tiene y los recursos que están generando para conocer su rentabilidad.
Un sistema de información debe adecuarse a las necesidades propias de las organizaciones, para que cada uno de los subsistemas brinde los insumos que, desde lo operacional hasta lo estratégico, alimenten y logren estos propósitos que fortalecerán su estructura interna y le permitirán desarrollarse en un entorno competitivo. (Gabriel & Liliana, 2009).
Aplicar sistemas de información a las microempresas representa una parte importante para su competitividad, las grandes empresas utilizan diversos sistemas para conocer su situación tanto interna como externamente, esto con la finalidad de mejorar en cada una de sus áreas y verificar que los objetivos establecidos por ello, se están cumpliendo y de no ser así, encontrar que es lo que impide que este se cumpla.
Estos sistemas permiten una gestión integrada de los datos de la empresa, sobre un solo repositorio, aúnan la gestión de procesos en los que intervienen diferentes departamentos, refuerzan el control sobre la estructura organizativa y fomentan una mayor disciplina en la organización. (Cobarsi, 2011).
Aplicar este tipo de sistemas para las microempresas ayudas ayudan a mejorar sus operaciones, ayudando a cumplir con los objetivos y metas previstos, para así tener una mejor perspectiva de la manera en que realizan cada uno de sus procesos, demostrando la importancia que tiene el aplicar sistemas para un funcionamiento mas eficiente dentro de la organización.
Por otra parte, empleando las palabras Lapiedra et. al. (2016). Con estos sistemas podemos gestionar y actuar sobre la red interna de la empresa sobre sus necesidades de forma conjunta, y son más eficaces en la adaptación al cambio y en la respuesta a los clientes.
El establecer sistemas de carácter contable ayuda a mejorar los procesos relacionados con el patrimonio de las empresas, al igual que la compra o venta de un bien o servicio, los cuales son parte primordial para el desarrollo económico de estas organizaciones, el conocer la situación financiera de las microempresas a través de este tipo de sistemas, ayuda a la evolución de la administración para la toma de decisiones al tener información eficiente para saber cómo utilizar los recursos adecuados.
Un sistema de contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar el control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. (Rodríguez, 2021).
Efectividad del sistema contable en las microempresas
Los sistemas fueron creados con la finalidad de brindar las herramientas adecuada para la realización de tareas, las cuales buscan cumplir con objetivos establecidos por la administración, la cual se enfoca en mejorar diversos aspectos internos y externos de las empresas, esto con la finalidad de hacerlas competitivas
El sistema contable se ocupa de medir los recursos financieros utilizados para adquirir otros recursos, para su transformación en bienes y servicios, y de este modo poder establecer el precio de venta de dichos bienes al público en general y a las empresas en particular. (Merino et. al. 2016)
Estos sistemas permiten detectar de manera rápida posibles problemas financieros de las empresas, al igual que brinda informes en tiempo y forma sobre los recursos de esta misma, con la finalidad de conocer la situación financiera de la entidad, con esto las microempresas aseguran un crecimiento eficiente, ya que para poder sustentar sus operaciones a futuro deben contar con una buena organización y un control efectivo de sus recursos.
Pérez (2020). Destaca que los sistemas contables están diseñados para comunicar eficazmente a sus usuarios su situación, por lo tanto, deben estar sujetos a determinadas reglas, tener claro qué es lo que deben comunicar y cuál es el efecto que producirá la comunicación.
Por lo cual el aplicar sistemas contables a las microempresa, les genera una mayor confianza para conocer su situación económica y con ello poder aplicar métodos efectivos para el control y la organización de sus estados financieros para poder solventar sus operaciones y tener un crecimiento en el mercado de manera eficiente, ya que el querer tener una empresa mas grande, implica una serie de procesos en los cuales los sistemas de información así como el contable, tiene un papel importante para conseguir dicho progreso.
DISCUSIÓN
El implementar sistemas contables implica una gran inversión, sobre todo para las microempresas que por su tamaño no se cuenta con los recursos suficientes para poder hacer uso de ellos, por lo cual este tipo de organizaciones se resiste hacer uso de ellos, sin tener en cuenta los diversos beneficios que implica el tener un sistema de información, sobre todo en el ámbito contable, que es donde se conoce la situación financiera de la entidad.
La implementación de sistemas de información para las empresas debe ser de suma importancia, esto se debe al pleno desarrollo en el que se encuentra y con la implementación de este tipo de sistemas su crecimiento podría ser mas acelerado, pero sobre todo eficiente al tener un control adecuado sobre cada una de sus operaciones, para así tomar las decisiones que mas le convenga y poder ser rentable, a través de la venta de un bien o servicio.
Los sistemas contables están representando una arteria importante para el sano desarrollo de las empresas, el conocer la situación en la que se encuentra, el poder ver cual es la mejor decisión para la entidad entorno a su economía, ayuda a que pueda tener una base solida y pueda establecerse eficientemente ante otras empresas, por ello implementar sistemas de este tipo significa un cambio importante para progreso de la entidad.
RESULTADOS
Los sistemas de información han representado un avance en el desarrollo institucional de diversas entidades empresariales, esto se debe al gran impacto que tiene en la toma de decisiones, gracias a la información clara y oportuna que brindan, gracias a ello se tiene un conocimiento mas a detalle de la situación en la que se encuentran las empresas, brindando las herramientas suficientes para una toma decisión adecuada.
La investigación abordada ha demostrado que los sistemas contables, ayudan a que las microempresas puedan tomar mejores decisiones en su desarrollo económico, brinda información apropiada para la toma de decisiones clara y sobre todo proporciona información de la situación financiera de la entidad, donde los administradores pueden identificar posibles problemas que puedan afectar su crecimiento y desarrollo competitivo.
A través de la citación de los diversos autores y desde la conceptualización documental, se ha logrado abordar la efectividad que tienen los sistemas contables dentro de las microempresas, para una mejor toma de decisiones, en las cuales puedan desarrollarse y poder crecer en el mercado, siento mas rentables y sobre todo eficiente, brindando una gran calidad y servicio a la sociedad.
CONCLUSIÓN
Las microempresas son entidades con un número reducido en su personal, las cuales han ido representando una parte fundamental del desarrollo económico, gracias a la generación de empleos y sobre todo por mejorar la calidad de vida de la sociedad por medio de la venta de bienes o servicios, con los cuales busca generar una riqueza económica, para poder seguir creciendo y expandiendo sus operaciones, para ser competitiva ante las grandes empresas.
Este tipo de empresas tiene un serie de retos, los cuales impiden que en ocasiones tengan un desarrollo optimo y evita que tengan una mayor competitividad, teniendo un menor impacto en la sociedad, la falta de una buen administración puede llevar a que este tipo de empresas, se quede sin recursos para poder mantener sus operaciones en optimo funcionamiento, por lo cual el tener sistemas que ayuden a mejor las actividades dentro de la organización representaría un avance importante para su efectivo crecimiento.
El implementar sistemas de información implica una serie de retos en los cuales las empresas deben establecer cuales son sus objetivos y tomar las decisiones adecuadas para un eficiente funcionamiento de este tipo de sistemas dentro del negocio. Por ello la implementación de un sistema de contable ayuda a mejorar la efectividad en sus operaciones económicas, al igual su toma de decisiones.
Los sistemas contables son un conjunto de técnicas al igual que de herramientas que tiene como finalidad tener un control eficiente de las operaciones financiera de la entidad donde se establece, donde a través de la información recabada por él, ayude a que se puede tomar decisiones que beneficie o protejan el bienestar de la empresa, por medio del conocimiento adecuado de su situación económica.
En conclusión, se determino que los sistemas contables son eficientes para el desarrollo efectivo de las microempresas, el uso de ellos dentro de este tipo de organizaciones, ayuda a que se tenga un avance mas apropiado ante las demás empresas, mejorando su competitividad y teniendo un mejor entendimiento de la situación económica en la que pueda estar la entidad, teniendo información comprensible para tener una resolución adecuada
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